Dos piezas fundamentales para lograr que un rodaje se realice de la forma más eficaz, en el tiempo establecido y bajo el plan de trabajo acordado, son el Gerente de Producción y el Asistente de Dirección.
Cada uno desempeña funciones muy distintas dentro del engranaje de una filmación; mientras el Gerente de Producción es el responsable de velar porque no exista ningún tropiezo en el set al momento del rodaje, previendo a detalle en el Break Down cada uno de los elementos en juego, asegurándose de que todas las necesidades del día hayan sido cubiertas con anticipación y protegiendo cualquier imprevisto que surja en el proceso; por su parte, el Asistente de Dirección será el responsable de hacer funcionar al equipo de trabajo en su totalidad dentro del set, asegurando un ritmo fluido de filmación, apegado a los tiempos establecidos en el plan original.
Para que ambos ejecuten sus funciones en el set de filmación debe existir un Plan de Rodaje detallado, elaborado estratégicamente durante el periodo de preproducción.
El Plan de Rodaje consiste en la organización día a día de todas las escenas que deberán de ser filmadas con el propósito de contar la historia narrada en el guión. Para diseñarlo, el Asistente de Dirección debe contar con el Guión Técnico y con el Break Down de producción, así como tener conocimiento sobre las locaciones en donde se filmará el relato.
Decidir que debe filmarse antes o después, en que orden deberán de crearse las escenas para obtener la coherencia necesaria en el resultado final del filme, es una de las tareas más difíciles de producción y requiere de una estrategia a prueba de errores.
Un rodaje poco planificado y desorganizado asegura excederse del tiempo previsto y de los costos presupuestados. Un Plan de Rodaje apretado y sin posibilidades de cambios obliga a comprometer el resultado final. Es por ello que resulta particularmente difícil arribar al Plan de Rodaje ideal; no obstante, existen variables sobre las cuales hay que partir para lograr el rodaje adecuado a la historia que debe filmarse.
La primera variable serán las locaciones; lo ideal es filmar todas las escenas previstas en una misma locación sin tener que regresar ella. En términos coloquiales se trata de ir “matando” locaciones. Los permisos, las distancias y la dificultad de filmar en las locaciones previstas desde el scouting, serán factores determinantes para establecer un orden en el Plan de Rodaje.
La dificultad de filmación de las propias escenas será otro factor a considerar. Idealmente un rodaje deberá iniciar con escenas relativamente sencillas de filmar, para compenetrar al equipo de trabajo y establecer una dinámica interna que asegure el correcto desempeño de los integrantes del crew. A mitad del rodaje deberán filmarse escenas de mayor complicación en términos técnicos y logísticos, dejando al final del rodaje las escenas que no requieran de una alta demanda física o emocional, tanto para el personal técnico como para los actores, ya que el desgaste del equipo de trabajo será notable en los últimos días de filmación.
Un tercer factor a considerar será la disponibilidad en los tiempos de los actores para participar en el rodaje. Sin embargo, el Plan de Rodaje ideal no debería supeditarse a los tiempos de los actores, sino a la necesidad de construir la historia interpretada por ellos.
Una vez logrado organizar el rodaje en un plan de filmación ideal, será tarea del Asistente de Dirección elaborar el llamado diario, en el cual se establezca lo que deberá filmarse y las necesidades requeridas día a día, durante todo el Plan de Rodaje.